 |
Softline автоматизировала управление договорами в представительстве Philips в России и СНГ
Softline объявляет о завершении первого этапа автоматизации документооборота в компании Philips. Благодаря созданной системе управления большим объемом различных контрактов сотрудники заказчика получили удобный инструмент для ускорения и повышения прозрачности процесса согласования договоров.
Royal Philips (Нидерланды) – это международная компания, работающая в индустрии «здоровья и благополучия» и нацеленная на улучшение жизни людей путем внедрения значимых инноваций. На российском рынке Philips присутствует с 1898 года, в московском офисе компании трудится порядка 700 человек. Philips с большим вниманием относится к эффективной организации рабочего процесса. Именно поэтому на уровне российского руководства компании было принято решение о создании выделенной группы по оформлению и согласованию контрактов и автоматизации данного процесса.
«Мы ежегодно обрабатываем, оформляем и согласовываем около десяти тысяч различных контрактов: это договоры поставки и закупки, трейд-маркетинговые и сервисные соглашения, контракты с агентствами по исследованию рынка и многие другие. Это трудоемкий процесс, который занимает достаточно много времени не только у специалистов нашего отдела, но и у коллег, которые непосредственно занимаются продажами, закупками, управлением проектами и маркетингом, – рассказывает Олег Зупник, руководитель отдела по управлению и сопровождению контрактов Philips в России и СНГ. - Нам была необходима система, которая обеспечивала бы автоматизированное, централизованное и, что важно, контролируемое управление потоком документов, а также позволяла бы быстро и без лишних трудозатрат оформлять, согласовывать и затем хранить весь объем договорных документов».
Специалистами Philips было изучено множество специализированных продуктов для решения поставленной задачи, однако ни одна готовая система не подходила. Требовалось нестандартное решение. Оптимальной по всем параметрам и наиболее гибкой была признана платформа Microsoft SharePoint, базовый функционал которой позволяет развернуть систему электронного документооборота любой сложности. Однако, к сожалению, заказчик столкнулся с тем, что пока на рынке не так много квалифицированных специалистов, способных качественно реализовывать действительно сложные бизнес-задачи на базе динамично развивающегося продукта SharePoint. В качестве партнера была выбрана компания Softline, специалисты департамента разработки которой имеют большой опыт реализации информационных систем различного уровня сложности на базе SharePoint 2010.
«Одним из ключевых требований, обусловленных внутренней политикой Philips, было использование штатных возможностей Microsoft SharePoint без применения дополнительных средств разработки. Большая часть инфраструктуры компании находится на аутсорсинге у крупных сервис-провайдеров, которые предоставляют нам облачные решения. С одной стороны, это позволяет нам добиться необходимого уровня масштабирования и качества сервиса в масштабах всех компании, а с другой - накладывает некоторые ограничения на возможности изменения стандартных решений и сервисов на локальном уровне, - говорит Сергей Давыдов, ИТ-менеджер по операционной работе российского представительства компании Philips.
Работы по организации системы электронного документооборота были разделены на несколько этапов. На текущий момент успешно завершен первый этап, в рамках которого был настроен базовый функционал системы, обеспечивающий автоматизацию процесса подачи и обработки запросов по договорам для офиса, в котором работает более 700 человек. Кроме того, было организовано упорядоченное хранение и архивация документов, а заказчик получил возможность самостоятельной индивидуальной настройки представлений. «SharePoint позволяет работать в системе всем одновременно, не мешая друг другу. И у каждого может быть своя настройка представления экрана, – комментирует Олег Зупник. – Сейчас стало намного удобнее, привычная для офисов работа в Excel не дает желаемой надежности по сравнению с решением на базе SharePoint».
В рамках второго этапа планируется доработка уже реализованной системы в части организации сбора аналитической информации. Компании важно получать данные в различных разрезах: сроки согласования тех или иных документов разными функциями (юристы, налоговики, финансовые контролеры, отдел закупок и т.д.), количество контрактов различных типов, процент используемых типовых договоров и прочее. Руководству и специалистам Philips интересна информация о том, на каком этапе скапливаются документы, а на каких, наоборот, все происходит очень быстро. Все это позволит выявить «слабые места» в бизнес-процессах и усовершенствовать их.
Также в дальнейших совместных планах компаний обозначена реализация возможности быстрого формирования отчетности в наглядном виде. Решение должно позволить выводить данные в разрезе по людям, подразделениям и отслеживать динамику. Предполагается, что полученная аналитическая информация и возможность формирования отчетов помогут заказчику не только повысить производительность труда сотрудников, занимающихся договорами и повысить качество обработки документов, но и организовать командную работу по сложным контрактам, вовлечь людей в процесс непрерывного совершенствования самой контрактной системы.
«Этот проект был для нашей команды особенным и очень интересным, - говорит Илья Стрелков, руководитель интернет-проектов Softline. - В качестве платформы используется облачный MS SharePoint, работа с которым, в отличие от локальной версии продукта, предполагает применение нетривиальных подходов, что, в свою очередь, дает возможность для творчества. Нам всегда интересно работать над нестандартными проектами, требующими нового взгляда на процесс разработки».
Реализация в отделе по управлению и сопровождению контрактов московского офиса Philips полноценной системы документооборота с использованием базовых возможностей SharePoint уже заинтересовала коллег из других стран, что говорит об очевидной практической пользе внедренного решения и возможности его тиражирования.
Контактное лицо: Вяземская Дарья (написать письмо автору)
Компания: softline (все новости этой организации)
Добавлен: 22:53, 02.10.2013
Количество просмотров: 888
| PolyAnalyst Day24 от Мегапьютер: как новые технологии меняют аналитику в бизнесе и образовании, Megaputer, 18:56, 29.11.2024, Россия |
153 |
| 19 ноября 2024 года, Москва — Компания «Мегапьютер» провела мероприятие PolyAnalyst Day24, посвященное презентации новой версии аналитической платформы «PolyAnalyst 6.5.30» и обмену опытом в цифровизации аналитики. Мероприятие прошло на площадке партнера компании — Фонда развития интернет-инициатив, и собрало представителей ведущих компаний, госструктур и образовательных учреждений. |
|
| «1С-Рарус» создал единую систему управления автопарком «Флит Компани», 1С-Рарус, 02:52, 29.11.2024, Россия |
115 |
| На базе «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП» создана единая система управления транспортом, интегрированная с современными сервисами и платформами. Усилен контроль над каждым этапом перевозки. На 50% сокращены трудозатраты по ведению учета благодаря централизации информации по собственному автопарку, привлеченному транспорту и автосервису. |
|
| «Наносемантика» поддерживает акселератор «Startup EdTech Heroes», Наносемантика, 02:52, 29.11.2024, Россия |
113 |
| Разработчик нейросетевых решений ГК «Наносемантика» выступает партнером акселератора «Startup EdTech Heroes» от Президентской Академии (РАНХиГС). Компания предложила участникам разработать собственную методику обучения и преподавания с помощью нейросетей и цифровых копий преподавателей. |
|
|
|
